Fornuftig brug af email
Motivation
Med den stigende udbredelse af adgang til email er tidligere tiders automatiske "oplæring" af nye brugere i kunsten at bruge email fornuftigt ikke længere tilstrækkelig. Der kommer så mange nye til, så hurtigt, at de ikke når at lære teknikken af de garvede.Denne side er et forsøg på at formalisere og nedskrive nogle af de gode vaner og "sådan-har-vi-altid-gjort"-ting.
Email'ens natur
Nogle hylder email-kulturens udbredelse, fordi skriftkultur igen bliver indført i et ellers mere og mere (fjern-)syns-baseret samfund.Andre lader dommedagstrommerne buldre, fordi email medfører sjusket og dårligt sprog.
Efter min mening er fænomenet præcis det man lægger i det: Nogle emails jeg skriver er meget præcist formulerede og hver sætning vendes og drejes, vejes og findes måske for let, udskiftes - og den slags email tager lang tid at skrive. Som et håndskrevet brev. Andre emails er bare en kort hilsen, en henvisning til noget man har opdaget eller et spørgsmål. At påstå at det ligger i email'ens natur at sproget er dårligt er efter min mening noget vrøvl. Det er forfatteren der skriver!
Men alligevel er der nogle særlige forhold, der gør sig gældene for email:
Ingen garanti
Der er ingen garanti for at email'en når frem til modtageren. Eller for hvornår den når frem. (Se "Hvornår svarer man på en email?").Der er heller ingen garanti for, at andre på nettet ikke kan opsnappe en email - enten undervejs eller når den ligger i postkassen. (Se evt. "Appendix: Sikkerhed").
Elektronisk
Email er i sagens natur tekst der overføres elektronisk - det betyder at teksten nemt og ubesværet kan manipuleres af modtageren. Sådan er det sjældent med almindelige breve. Det giver nogle muligheder for nemmere kommunikation - men også nogle faldgruber. (Se "Citatteknik").Hvornår svarer man på en email?
Netop fordi der ikke er garanti for hvor lang tid det tager en email at nå frem og heller ikke for om den overhovedet når frem, er det vigtigt at kvittere for modtagelse af en email. Intet er mere frustrerende end at sende noget til en eller anden og så ikke vide om det er kommet frem eller ej.Modtager man en email med noget man har bedt om, sender man straks en email tilbage - ikke nødvendigvis en roman, men ihvertfald en tilkendegivelse til afsenderen om at man har modtaget email'en.
Modtager man en email med et spørgsmål som man ikke kan svare på med det samme - sender man en kvittering og en angivelse af hvornår man regner med at kunne svare.
Der er naturligvis ingen grund til at kvittere for kvitteringer eller emails der bare er en tak - så kunne man jo blive ved med at skrive korte beskeder frem og tilbage i en uendelighed.
En email når stort set altid frem (forudsat adresse osv. er i orden) og det går stort set altid hurtigt. Men selvom der ikke er noget galt med teknikken, kan email'en i farten være blevet slettet eller glemt. Kvittér!
Hvordan svarer man på en email?
Når man svarer på et almindeligt papirbrev er det besværligt at citere det oprindelige brev - man skal til at skrive tekst ind, fotokopiere, scanne eller lignende. Med email er det anderledes - det er nemt og smertefrit at citere.
Hvorfor citere?
Da emails er nemme at sende, sendes der mange af dem - når man svarer på en tidligere email, er det langt nemmere for modtageren at forstå en kommentar eller et svar, hvis vedkommende umiddelbart kan se hvad der kommenteres eller svares på.Citatteknik
Mange er ikke vant til at bruge citater i større omfang, og derfor er det nødvendigt at lære hvordan man gør, så det er mest brugbart og ikke bare spild af plads.Mange nybegyndere gør den fejl, at de bare kopierer hele den originale tekst i bunden af deres svar[1]. Det er en dårlig idé. Modtageren har jo læst den originale email - faktisk var det hende der skrev den! Det er langt bedre at nøjes med at citere de linier man svarer på, og så skrive svaret lige efter. Skabelonen er:
Indledning > Citat Svar ... > Citat Svar Afslutning
Her er et helt simpelt eksempel på et svar på en email:
From: Adam Sjøgren <asjo@diku.dk> Subject: Re: Forsvundet? To: z1jm5102@magnetic-ink.dk (Klaus Alexander Seistrup) Date: 28 Jun 1999 17:58:41 +0200 Hep! > Hvad blev der egentlig af dk.jobs, eller hvad den nu hed? Get2Net > har den ikke mere... :-( Mon ikke den er røget i en underafdeling? dk.opslag.? Mvh. -- "I'm going to count to three, then I kick the Adam Sjøgren door in... Three!!" asjo@diku.dk
Det er almindelig skik og brug at lave et linieskift efter hver citat-klump, og før - det øger læsbarheden.
Der er naturligvis mange varianter og mange forslag til forbedringer af denne teknik, men ingen af dem er rigtigt slået igennem. Denne defacto standard holder sig godt - muligvis fordi den er enkel at bruge og nem at forstå.
Mange email-programmer genkender linier med citater lavet på ovenstående måde og ændrer farver eller skrifttype på citater - hvilket gør det endnu nemmere at læse. Her er hvordan ovenstående eksempel vises i mit email-program [2]:
From: Adam Sjøgren <asjo@diku.dk>
Subject: Re: Forsvundet?
To: z1jm5102@magnetic-ink.dk (Klaus Alexander Seistrup)
Date: 28 Jun 1999 17:58:41 +0200
Hep!
> Hvad blev der egentlig af dk.jobs, eller hvad den nu hed? Get2Net
> har den ikke mere... 
Mon ikke den er røget i en underafdeling? dk.opslag.?
Mvh.
--
"I'm going to count to three, then I kick the Adam Sjøgren
door in... Three!!" asjo@diku.dk
Disse simple regler gør dine emails nemmere at læse for modtagerne og øger dermed fornøjelsen både for dem og dig.
Kommentarer?
Kommentarer til denne side modtages gerne på webcustodian@koldfront.dk.
Fodnoter
[1]: Nogle
ganske udbredte email-programmer inviterer desværre til
dette ved at sætte signaturen over det citerede. En kedelig mangel på
ansvarsfølelse hos producenterne!
[2]: Jeg bruger Gnus sammen med XEmacs. Et system jeg kun vil anbefale garvede computerbrugere. Måske er Mozilla Thunderbird et forsøg værd?
Appendix: Sikkerhed
Som hovedregel er der ingen sikkerhed per automatik på nettet. Hvis man vil være sikker på at kun modtageren læser en email, bliver man nød til at kode den. Den slags kodning hedder "kryptering":Kryptering
Det mest åbenbare valg ved kryptering af email er uden tvivl GnuPG (GNU Privacy Guard). GnuPG benytter en teknik kaldet "public key", hvor hver bruger har et nøglepar bestående af en offentlig nøgle (som andre bruger når de vil kryptere en email til vedkommende) og en privat nøgle (som brugeren bruger til at afkode - dekryptere - emails) - og understøtter OpenPGP standarden.Læs mere om GnuPG - og hent programmet gratis - på www.gnupg.org.
GnuPG kan bruges med de fleste email-programmer uden de store problemer.
Det er dog desværre endnu de færreste der krypterer deres emails.